「できかねます」を信頼に変える断り方の極意｜無理な納期も誠実に調整するメール術

2026年2月7日

[著者情報]

市川真人 (Ichikawa Masato) ビジネスコミュニケーション戦略家 / 元大手IT企業シニアアカウントマネージャー

15年間の営業キャリアの中で、数千件の納期調整や予算交渉を経験。かつては「NO」と言えずに安請け合いし、自爆した苦い経験を持つ。現在は、誠実な「NO」によって顧客との強固なパートナーシップを築く技術を伝授している。

取引先から届いた「明日のお昼までに、この資料を修正してほしい」という一通のメール。画面の前で、佐藤さんの指が止まってしまう。そんな光景が目に浮かびます。

「本当は無理だけど、断ったら次の仕事が来なくなるかも……」「でも、適当に引き受けてミスをしたらもっと迷惑をかける……」

そんな葛藤の中で、なんとか角を立てずに断ろうと「できかねます」という言葉を打ち込もうとして、また迷う。この言葉は冷たすぎないか？失礼ではないか？

結論からお伝えしましょう。「できかねます」は、非常に誠実で正しい敬語です。 しかし、「できかねます」という言葉を単なる「拒絶」で終わらせるか、それとも「プロとしてのリスク管理」として伝えるか。その一歩の差が、あなたへの信頼を大きく左右します。

本記事では、私が15年の現場経験で磨き上げた、相手に「さすがプロだ」と納得させる「攻めの断り方」を解説します。

この記事の要約
「できかねます」は文法的に正しい敬語であり、無理な依頼を断る際の誠実な表現です。重要なのは「拒絶」で終わらせず、1.クッション言葉、2.誠実な理由、3.結論、4.代替案の4ステップで構成すること。これにより、断る行為が「プロジェクトの品質を守るリスク管理」として相手に伝わり、信頼関係の維持・向上に繋がります。

「できかねます」は失礼？文法とマナーの正解

「できかねます」という言葉を使う際、多くのビジネスパーソンが「二重敬語ではないか」「目上の人に失礼ではないか」という不安を抱きます。しかし、文法的な誤りや失礼にあたるのではないかという心配は不要です。

文化庁が発表している「敬語の指針」において、「できかねます」は「できる」の連用形に、心理的な困難さを表す「かねる」を添えた丁寧な表現として認められています。つまり、文法的に正しく、上司や重要な取引先に対しても自信を持って使える言葉なのです。

ただし、佐藤さんが感じる「冷たさ」の正体は、言葉そのものではなく「文脈」にあります。単に「できかねます」とだけ伝えると、相手には「門前払いされた」という印象だけが残ります。大切なのは、この言葉を「相手のプロジェクトを成功させるための、誠実な判断」として位置づけることです。

守れない約束をして納期遅延を起こすことこそが、最大の不義理です。プロとしての誠実さとは、できないことを「できない」と正しく伝え、代替案を提示することにあるのです。

プロの使い分け：「できかねます」と「いたしかねます」の境界線

「できかねます」と「いたしかねます」は、よく混同される競合関係にある言葉ですが、プロの現場では明確な使い分けが存在します。この使い分けができるだけで、あなたの言葉の説得力は格段に高まります。

「できかねます」と「いたしかねます」は、断る理由の「所在」がどこにあるかによって使い分けます。

📊 「できかねます」と「いたしかねます」の使い分け

項目	できかねます	いたしかねます
💬主なニュアンス	自分の能力や意志、状況的に難しい	組織のルール、物理的限界、社会的通念
👤主語のイメージ	「私（担当者）」が努力したが難しい	「弊社（組織）」としてお受けできない
📍活用シーン	納期調整、技術的な可否の回答	契約条件の変更、返金対応、社外秘の開示
✨相手への印象	寄り添っているが限界がある	毅然とした、揺るぎない拒絶

※状況に応じて最適な表現を選択してください

例えば、佐藤さんのような納期調整の場合、「私のリソース（時間）が足りない」という文脈であれば「できかねます」が自然です。一方で、「会社の規定で、発注書なしでの着手はできない」という場合は「いたしかねます」が適しています。

信頼を壊さない「断りの4ステップ」と黄金のテンプレート

言葉選び以上に重要なのが、メールの「構成」です。相手の要望を拒否しつつも、協力的な姿勢を崩さないための「黄金の4ステップ」を紹介します。

✍️ 専門家の経験からの一言アドバイス

【結論】: 断りメールの成否は、結論の前の「クッション言葉」と、結論の後の「代替案」で決まります。

なぜなら、人間は「結論（できない）」だけを突きつけられると感情的に反発しますが、前後に配慮があるだけで「尊重されている」と感じるからです。特に代替案は、あなたが相手の課題を自分事として捉えている最高の証拠になります、相手の「断られた」という拒絶感を「協力的な提案」という感謝に変える力があります。

信頼を構築する「断りの4ステップ」

信頼を壊さない断りメールの4ステップ。クッション言葉、理由、結論、代替案の順で構成することを示した図。

クッション言葉（共感）: 相手の依頼に対する感謝や、断らざるを得ない心苦しさを伝えます。
誠実な理由（開示）: なぜできないのか、「物理的なリソース不足」や「品質担保のための時間確保」など、納得感のある理由を簡潔に述べます。
結論（できかねます）: 曖昧にせず、はっきりと「できかねます」と伝えます。
代替案（ポジティブ・オフ）: 「これならできる」という前向きな提案を添えます。

【状況別】そのまま使える！納期・予算・リソース不足の断り例文

佐藤さんの状況（納期調整）を筆頭に、よくあるシチュエーション別のテンプレートを用意しました。

1. 納期調整（佐藤さんのケース）

「明日まで」という無理な納期に対し、品質を担保するために時期をずらす提案です。

件名：【ご相談】資料修正の納期につきまして

〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社△△の佐藤です。資料修正のご依頼をいただき、誠にありがとうございます。

（クッション） 〇〇様のご期待に沿いたい気持ちはやま々なのですが、 （理由） 現在、別件の最終確認が重なっており、明日正午までですと十分な品質チェックの時間を確保することが難しい状況です。 （結論） せっかくのご依頼ではございますが、ご指定の納期での対応はいたしかねます。 （代替案） 明日の夕方17時まで、あるいは明後日の午前中までお時間をいただけますでしょうか。その分、細部まで精査した完璧な状態でお戻しいたします。

何卒ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。

2. 予算・価格交渉

予算が合わない場合でも、範囲を絞ることで協力姿勢を示します。

（クッション） 貴重なご予算の中で弊社をご検討いただき、心より感謝申し上げます。 （理由） 提示いただいたご予算内ですと、現在の仕様をすべてカバーすることが物理的に難しく、 （結論） 現状のままお引き受けすることはできかねます。 （代替案） 例えば、〇〇の機能を次フェーズに回すことで、ご予算内に収めるプランはいかがでしょうか。